8天，辦成一屆比肩春晚的年終盛宴，這不能不說(shuō)是一個(gè)奇跡，但是這個(gè)奇跡，在萬(wàn)達(dá)就真的發(fā)生了。這是萬(wàn)達(dá)人強(qiáng)大團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力、凝聚力、執(zhí)行力的再次證明！
開場(chǎng)舞《歡天喜地賀新春》
年會(huì)是萬(wàn)達(dá)人一年一度的盛會(huì)，且一直以高規(guī)格、高水準(zhǔn)而聞名，是萬(wàn)達(dá)人年終的大Party。這樣一場(chǎng)盛大的活動(dòng)，萬(wàn)達(dá)已連續(xù)舉辦了20多屆，每年都要用大半年的時(shí)間進(jìn)行籌備，計(jì)劃模塊節(jié)點(diǎn)272個(gè)，復(fù)雜程度遠(yuǎn)超想象，是一項(xiàng)集團(tuán)級(jí)別的重大項(xiàng)目工程。
2019年萬(wàn)達(dá)集團(tuán)年會(huì)，已經(jīng)按照計(jì)劃籌備了8個(gè)月時(shí)間，一切似乎和往年一樣。沒有人意識(shí)到，一場(chǎng)前所未有的變化正在悄然發(fā)生。
劇變：不眠夜
2020年1月2日16點(diǎn)，距離年會(huì)召開還有8天。按照工作節(jié)點(diǎn)，年會(huì)會(huì)務(wù)交通組成員小張和其他成員一樣，已經(jīng)到達(dá)北京西站，準(zhǔn)備踏上前往武漢的火車，開始年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)籌備工作。這是他第一次參加集團(tuán)年會(huì)，心情既興奮又緊張。突然，一條來(lái)自微信群的消息，打亂了所有的計(jì)劃。
“各位同事，接到集團(tuán)最新通知，今年年會(huì)舉辦地點(diǎn)由武漢改至廣州，所有人不要上車，退票后盡快返回公司。”
小張瞬間恍惚了，不敢相信這是真的。當(dāng)他看到微信群里，大家齊刷刷地回復(fù)“收到”時(shí)，他意識(shí)到，新的戰(zhàn)斗已經(jīng)打響了。
在所有會(huì)務(wù)組成員回總部的路上，大家就已經(jīng)開始迅速思考：廣州年會(huì)場(chǎng)地條件如何、舞臺(tái)是否需要重新設(shè)計(jì)、當(dāng)?shù)刈廛嚬居心男?、?huì)務(wù)手冊(cè)有哪些要做出調(diào)整。
這就是萬(wàn)達(dá)人的執(zhí)行力，只要指令明確，我們就快速響應(yīng)、堅(jiān)決執(zhí)行。
與此同時(shí)，在總部大樓的B座21層6會(huì)議室，已經(jīng)迅速成立了“臨時(shí)作戰(zhàn)室”。集團(tuán)人力資源管理中心牽頭酒管、地產(chǎn)等相關(guān)單位、部門，緊急梳理年會(huì)地址由武漢改到廣州后需要盡快調(diào)整的重點(diǎn)事項(xiàng)，節(jié)目組、會(huì)議組、餐飲組等各組成員輪番匯報(bào)，討論調(diào)整方案。
剛從火車站趕回來(lái)的交通組組長(zhǎng)一邊擦著汗，一邊匯報(bào)：“領(lǐng)導(dǎo)，交通組在回來(lái)的路上已經(jīng)聯(lián)絡(luò)廣州當(dāng)?shù)赝聦?duì)租車公司進(jìn)行了詢價(jià)，今晚我們就將飛往廣州，定了明早與當(dāng)?shù)厝易廛嚬旧虅?wù)談判，確保車輛供應(yīng)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)放心！”
會(huì)議組組長(zhǎng)從門外進(jìn)來(lái)，還沒等坐下，就急匆匆地說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)，因改址產(chǎn)生的會(huì)議物資物料等相關(guān)變化，已全部梳理完成，今晚審核定稿后就第一時(shí)間發(fā)給供應(yīng)商，連夜制作，預(yù)計(jì)5天內(nèi)運(yùn)到廣州，絕不影響會(huì)議籌備進(jìn)度！”
盡管變化來(lái)得很快，但會(huì)務(wù)組動(dòng)作更加迅捷有序，所有調(diào)整方案責(zé)任到人，當(dāng)天銷項(xiàng)。
“馬上確認(rèn)！”“10分鐘內(nèi)反饋！”“今天一定完成！”……在這充滿變化的一天中，這樣的話不知道說(shuō)了多少遍。
在所有年會(huì)籌備調(diào)整方案中，最復(fù)雜的莫過(guò)于舞臺(tái)方案。萬(wàn)達(dá)年會(huì)的舞臺(tái)方案每年都是在年中開始設(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)5—6輪推敲審核，在12月份完成所有舞臺(tái)器械制作和預(yù)搭建。由于這場(chǎng)突如其來(lái)的變化，會(huì)務(wù)組緊急叫停了當(dāng)天下午即將開往武漢的10輛運(yùn)送物料的貨車。
由于廣州酒店現(xiàn)場(chǎng)大宴會(huì)廳條件與武漢酒店差異巨大，整體舞臺(tái)方案都要重新設(shè)計(jì)，且廣州酒店沒有經(jīng)過(guò)改造，宴會(huì)廳的電量峰值、頂部吊點(diǎn)、投影儀等都難以滿足晚會(huì)需要。如何在幾天時(shí)間內(nèi)，做好需要半年完成的舞臺(tái)設(shè)計(jì)、酒店改造等工作，是擺在所有會(huì)務(wù)人員面前的難題。
當(dāng)天晚上，集團(tuán)人力聯(lián)合酒店設(shè)計(jì)院、安監(jiān)部、導(dǎo)演組、舞臺(tái)搭建公司一起，設(shè)計(jì)、推翻、再設(shè)計(jì)，經(jīng)過(guò)一夜的推演，終于設(shè)計(jì)出了滿足廣州酒店現(xiàn)有條件，還可以確保晚會(huì)演出效果的最優(yōu)方案。
新方案出來(lái)的時(shí)候，天已經(jīng)蒙蒙亮了，很多人一夜未合眼。
1月2日，經(jīng)過(guò)了這個(gè)不眠夜，真正的戰(zhàn)斗才剛剛開始。
推進(jìn)：破萬(wàn)難
1月3日上午，所有會(huì)務(wù)組成員就已經(jīng)全部到達(dá)廣州。調(diào)整方案雖然確定，但是現(xiàn)場(chǎng)遇到的新問題、新困難遠(yuǎn)比設(shè)想要多。
首當(dāng)其沖的就是演員住宿和排練。由于臨時(shí)改址，數(shù)百名演職人員的住宿都沒有著落，同時(shí)，舞臺(tái)搭建比原計(jì)劃晚了兩天，演員也沒有彩排場(chǎng)地可用。
住宿組和節(jié)目組通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、實(shí)地踩點(diǎn)、熟人推薦等方式多管齊下，半天內(nèi)就調(diào)研了廣州文華酒店周邊29家酒店，最終選定距離廣州文華酒店1公里的酒店式公寓，以及距離酒店2公里的彩排場(chǎng)地，并協(xié)調(diào)車輛在兩地間往返接送，保障了年會(huì)整體平穩(wěn)運(yùn)行。
為了保障參會(huì)代表能夠順利入住，酒店和住宿組也面臨著繁重的客房清退溝通工作，一邊與原住客做好退房溝通工作、一邊分批次安排參會(huì)代表住宿，時(shí)間緊迫，不能按照常規(guī)做法處理，只能小步快跑，靈活應(yīng)對(duì)。在保證年會(huì)工作要求的前提下，也盡最大可能滿足業(yè)主和顧客的利益。
餐飲組面臨的挑戰(zhàn)更大。按照年會(huì)工作要求，總結(jié)表彰會(huì)后，大宴會(huì)廳要在15分鐘內(nèi)，從650人的會(huì)議形式變?yōu)橥硌鐖A桌擺放。前期，武漢酒店的員工已培訓(xùn)了幾個(gè)月，早已駕輕就熟。但廣州酒店2019年剛剛開業(yè)，兼職員工多，從餐飲總監(jiān)到普通員工，翻臺(tái)經(jīng)驗(yàn)都是零。當(dāng)1月4日第一次晚宴翻臺(tái)彩排時(shí)，時(shí)間遠(yuǎn)超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，且餐桌和物資擺放混亂，翻臺(tái)演練徹底變成了“翻車現(xiàn)場(chǎng)”。
現(xiàn)場(chǎng)布置一絲不茍
總結(jié)表彰會(huì)后，大宴會(huì)廳要在 15 分鐘內(nèi)，從會(huì)議形式變?yōu)橥硌鐖A桌擺放年會(huì)
只有幾天時(shí)間，還來(lái)得及嗎？
行動(dòng)就是最好的答案。餐飲組立即組織加強(qiáng)培訓(xùn)，白天場(chǎng)地要進(jìn)行節(jié)目彩排，餐飲組就安排多次連夜模擬訓(xùn)練，每天至少完成翻臺(tái)兩次。經(jīng)過(guò)一次又一次的訓(xùn)練，失誤越來(lái)越少，從“翻車現(xiàn)場(chǎng)”變得齊齊整整。倒數(shù)第二次彩排時(shí)，終于在規(guī)定時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確無(wú)誤地完成了翻臺(tái)，一張張圓桌如棋子般在宴會(huì)廳里分布，看得人賞心悅目。
關(guān)于晚會(huì)節(jié)目籌備還有一個(gè)驚心動(dòng)魄的小插曲。今年，AMC公司選送的節(jié)目是由三位美國(guó)演奏家表演的器樂合奏，并在1月6日下午將背景音樂視頻文件發(fā)給了節(jié)目組。經(jīng)過(guò)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核，為達(dá)到最佳的演出效果，建議他們變更其中一首曲目。但此時(shí)，三人已上飛機(jī)，無(wú)法取得聯(lián)系。算上與美國(guó)的時(shí)差，三人落地后距離年會(huì)開始僅剩3天時(shí)間。雖然任務(wù)看似不可能完成，但節(jié)目組只有一個(gè)念頭：突破萬(wàn)難，也一定要安排！
首先，節(jié)目組通過(guò)郵件通知演員曲目變更事宜，算好演奏家在東京轉(zhuǎn)機(jī)的空當(dāng)，電話溝通確認(rèn)。又緊急通過(guò)Youtube搜索了演奏家們之前幾乎所有演出視頻，選出適合年會(huì)、大家耳熟能詳?shù)?首經(jīng)典曲目。同時(shí)，節(jié)目組還提前預(yù)訂好了最近的、符合錄音條件的音樂棚，確保演奏家們到廣州后，第一時(shí)間就可以進(jìn)棚完成背景音樂的錄制。
正是有了這一系列跑在時(shí)間前面的極限操作，在演奏家們1月8日到達(dá)當(dāng)天，從中午12點(diǎn)到下午6點(diǎn)，錄音、縮混、LED制作分屏、視頻導(dǎo)入、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試等諸多環(huán)節(jié)已經(jīng)全部完成。晚上8點(diǎn)，彩排大幕拉開，新節(jié)目如期登臺(tái)，效果驚艷震撼，節(jié)目組成員們不禁感嘆：所有努力都沒白費(fèi)。
節(jié)目組為了保證晚會(huì)效果，挖空心思做到極致。由于場(chǎng)地變動(dòng)，廣州商管團(tuán)隊(duì)臨時(shí)代替武漢團(tuán)隊(duì)，承擔(dān)了《萬(wàn)達(dá)之歌》大合唱的節(jié)目。7個(gè)日日夜夜的排練、調(diào)整，有的演員嗓子啞了，依然投入飽滿的情緒用口型跟著排練。最終，《萬(wàn)達(dá)之歌》激情嘹亮，所有人都起身跟著唱，歌聲響徹全場(chǎng)，將晚會(huì)氣氛推向了新的高潮。
像這樣的故事，在年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)還有很多……
綻放：皆驚艷
經(jīng)過(guò)近8天的連夜奮戰(zhàn)，年會(huì)組織工作終于步入正軌。最終，年會(huì)精彩綻放，不僅保證了大會(huì)及晚宴環(huán)節(jié)井然有序、會(huì)務(wù)保障到位，還通過(guò)新增科技與藝術(shù)融合的晚會(huì)節(jié)目、在大會(huì)環(huán)節(jié)豐富LED背板呈現(xiàn)效果、用刷卡機(jī)取代餐券發(fā)放等手段，極大地提升了本次年會(huì)的科技感和參會(huì)體驗(yàn)，得到了集團(tuán)董事長(zhǎng)和各級(jí)參會(huì)代表的一致贊揚(yáng)。
但是，我們都知道，在這成功的背后，是一個(gè)又一個(gè)默默無(wú)聞、可歌可泣的萬(wàn)達(dá)人深沉的背影……
有的人，為考察廣州當(dāng)?shù)睾蛨@區(qū)附近交通路線，走壞了兩雙皮鞋，5天瘦了10斤；
有的人，為了準(zhǔn)備大會(huì)和分系統(tǒng)會(huì)，連續(xù)兩晚沒休息，只能白天靠在椅背上打盹；
有的人，家就在廣州，幾公里的距離，卻沒回過(guò)家；
有的人，在廣州籌備8天，都沒顧上給家里5歲的閨女回一個(gè)電話；
有位負(fù)責(zé)安保工作的領(lǐng)導(dǎo)，每天固定巡場(chǎng)到凌晨1點(diǎn)，定的鬧鐘是凌晨4點(diǎn)，這么短的睡眠時(shí)間里還經(jīng)常被緊急電話叫醒好幾次。
8天，辦成一場(chǎng)比肩春晚的年終盛宴，這不能不說(shuō)是一個(gè)奇跡，這個(gè)奇跡，在萬(wàn)達(dá)就真的發(fā)生了。
這是萬(wàn)達(dá)人強(qiáng)大團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力、凝聚力、執(zhí)行力的再次證明！
萬(wàn)達(dá)人，敢闖敢試從來(lái)不畏懼，
萬(wàn)達(dá)人，遭遇挫折堅(jiān)持不放棄，
萬(wàn)達(dá)人，永遠(yuǎn)保持旺盛生命力，
萬(wàn)達(dá)人，鑄就百年企業(yè)新傳奇！
下一個(gè)傳奇，我們還將共同鑄就！